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A veces, la gente acude a las reuniones sin saber a qué va y sale sin saber a qué ha ido…
Ningún moderador puede permitirse esta situación y para ello deberá plantearse unos mínimos indispensables (luego optimizables, mejorables, claro está, pero esos míninimos no puede permitirse el lujo de evadirlos).
- Una convocatoria clara con un objetivo bien definido (no un tema genérico)
- En su caso, una aclaración personalizada (por escrito o verbalmente) sobre las expectativas concretas que se espera de cada participante o incluso el comentario sobre algún objetivo implícito u oficioso…
- Un cierre aclaratorio con un resumen de la información importante que se ha analizado y sus conclusiones o el detalle de las acciones en que se desglosará la decisión tomada. Demasiadas veces se cierra una reunión precipitadamente y se pierde esa oportunidad de armonizar las conclusiones.
- No hay que tener miedo a pedir un feedback conciso para tener la tranquilidad de que la gente ha comprendido el porqué de esa reunión.
Estas pautas tan simples, no siempre se cumplen. Después ya vendrán todos aquellos detalles que hacen que tu reunión sea una EXCELENTE REUNIÓN. En muchos casos, con que no sea “surrealista” para los asistentes, ya es un paso.
Tan real como otras incongruencias en la empresa. me comentaron una vez que había un jefe que convocaba cada lunes a sus empleados tan solo para hacer un acto de presencia jerárquica (tal vez era por aquello de "el ojo del amo…". En otra ocasión supe de un empresario que reunía a todo su equipo para que le contaran como había ido el día anterior.. cada día!. Tiene razón Eva en su libro y en sus comentarios en este blog de que hay que profesionalizar las reuniones, pues no solo serán más efectivas, sino que hacerlo liberará tiempo a los profesionales que podrán invertirlo en el cumplimiento de su misión y objetivos (que seguro que uno de ellos no será el de asistir al mayor número posible de reuniones)
Tan cierto como otras incongruencias en la empresa, es que muchos convocados no deberían asistir a todas las reuniones en que ¿participan?. Me comentaron una vez que había un jefe que reunía a todos sus empleados cada lunes para así hacer acto de jerarquía ante ellos; en otro caso, el jefe lo que les pedía cada mañana (sí, cada mañana) es que le explicaran como había ido el día anterior…a todos!.
Resumiendo, como nos dice Eva en su libro y en estas anotaciones de su blog, hay que profesionalizar las reuniones, ello liberará de tiempo a muchos profesionales que podrán aportar valor en su misión, que seguramente no será asistir al máximo de reuniones posibles.
Gracias Alfons,
Es cierto que algo que parece tan obvio, muchas veces no se cumple… y es una pena.
María Escobar
Hay que reconocer que en un principio tienes muchas ideas en la cabeza y no siempre las reuniones entregan los resultados esperados.
Con el tiempo he ido logrando estos 4 pasos clave:
– Preparar los puntos exactos a tocar
– Debatir respecto a ellos
– Sacar conclusiones
– Que cada participante se vaya con una tarea para mejorar el funcionamiento de la empresa.
Un saludo, muy bueno el post.
Gracias Pier
Eva
Hoy me ha pasado : me han convocado a una reunión a mí y a tres compañeros más y va y nos pregunta : bueno y así que? Te prometo que así ha sido. Nos hemos mirado y nadie se ha atrevido a decir nada. Y así ha durado más de veinte minutos incomodísimos.
Juanmi