La duración de una reunión (1)

¿Cuánto tiene que durar una reunión?Una reunión debe durar precisamente eso, “lo que deba durar”. Y para que coincida, el primer requisito es no olvidarse de señalar en la convocatoria la duración prevista.

Muchas reuniones se alargan más de lo que sería aconsejable por la falta de concreción de ese “detalle”: todos saben a qué hora se inicia, pero no siempre se conoce la hora en que termina.

Si el límite final no está determinado, la gente actúa sin la presión del tiempo. Si hay que decidir algo o encontrar una solución antes de las 12:30, por ejemplo, las participaciones en general suelen ceñirse más al objetivo establecido y la gente se dispersa menos. Si por el contrario, no hay duración establecida, la actitud se aleja de la eficiencia.

Otro “problemilla” es la falta de realismo del timing previsto. El moderador en algunas ocasiones prevé con mucho optimismo el tiempo que requerirá tratar cada punto del orden del día, sin tener en cuenta que en la reunión no sólo hay que calcular el tiempo que él necesita para exponer sus ideas (reunión conlleva o debería conllevar interacción). De esta manera, sistemáticamente se sobrepasa el tiempo previsto.

Hay que calcular con seriedad y rigor el tiempo que pueda requerir cumplir con los objetivos. Y si hay que pecar de algo, mejor de “exceso”, ya que si una reunión que presumiblemente debía terminarse a las 12, termina a las 11:30, seguramente generará mayor satisfacción que el caso contrario. Eso sí, si se han consolidado los objetivos con éxito antes de la hora anunciada, el moderador felicitará a los participantes por su eficiencia (pero tendrá en cuenta el ritmo real de grupo para la próxima ocasión).