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¿Cuándo una “previa” se impone?
No somos japoneses.
Por mucho empeño que le pongamos, ni nuestros ojos, ni nuestras reuniones tendrán la misma forma.
Calcar su estilo en las reuniones sería absurdo, pero ello no significa que no podamos adaptar (y no adoptar!) alguna de sus técnicas, a nuestra cultura.
Hablo del “nemawashi”: palabra que en realidad corresponde a una técnica que usan los paisajistas japoneses para trasladar un árbol grande de un lugar a otro y que se exportó como concepto, al mundo empresarial nipón.
Consiste, tal y como detalla el artículo, que compartió conmigo en su día Paz Garde https://t.co/OeaIQuGuty en mantener previamente micro reuniones con el fin de convencer o informar a las personas clave de una reunión futura, sobre una propuesta o idea que se pretende presentar posteriormente.
El uso del nemawashi les permite reducir discusiones y discrepancias, llegando a un acuerdo consensuado sin necesidad de tener reuniones excesivamente densas.
La persona que quiere proponer una nueva idea o proyecto, comienza presentándolo individualmente a las personas “clave”. No se trata “directamente” de ir a convencer a la persona, sino pedir su opinión sobre ello en una micro-reunión que no suele superar los 5 minutos y puede vestirse de un talante informal.
En ocasiones se prepara un documento interno de aprobación (Hingisho), donde puede recogerse incluso, la firma de aceptación o acuerdo.
Emular todo este proceso cada vez que se tenga que tomar una decisión es impensable, pero hagamos un ejercicio : “españolicemos el nemawashi”. Lo vamos a llamar simplemente “buen uso de una reunión previa”.
En nuestro país funciona mejor dándole connotaciones de informalidad tipo “por cierto, quería comentarte una cosa…”
Veamos a modo de ejemplo, algunos casos en los que la utilización de una previa, no solo es aconsejable, sino casi de prescripción médica:
- Cuando no estás muy seguro de si es buena idea, tantea primero.
- Si quieres hacer una propuesta a tu jefe y digamos que no eres su colaborador favorito… En tal caso, te resultará más efectivo contar con el apoyo del resto del equipo previamente y hacer referencia al mismo, el día de la presentación de tu idea.
- Si en tu equipo cuentas con una persona a la que el resto del equipo le otorga el calificativo de sabio o experto. Es mucho más prudente conocer su opinión (positiva o negativa) antes de la puesta en escena en la reunión definitiva.
- Si uno de los participantes es muy negativo y puede contagiar al resto, conocer la opinión de éstos antes de que el cenizo se pronuncie, evita contagios no deseado.
- Los comportamientos “espíritu de contradicción” también pueden gestionarse con una previa.
Y aunque se aleje del nemawashi, no olvidemos la previa indispensable cuando vamos dos o más personas a una reunión en representación o defensa de una postura determinada. Se impone una charla previa en la que el tándemo equipo se ponga de acuerdo sobre los términos de la participación de cada uno y su rol.
(foto de DavidRock a través de Pixabay)
(foto de DavidRock a través de Pixabay)
