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¿Cómo conseguir mayor participación en tus reuniones virtuales?
Algunas personas se quejan de que las reuniones virtuales son más frías y menos participativas y me preguntan qué opino.
Mi respuesta va en función de quién emite esa queja:
- Si quien se queja es un participante, decirle que no tiene suerte con quién le ha tocado como “facilitador/a” de la reunión, pero que intente darle ideas de cómo hacerlo… (ver más abajo)
- Si quien lo hace es quien la lleva, le diría que deje de repetir esa frase y que escriba 100 veces (y no vale copiar/pegar) “Aún no sé cómo hacer que mis reuniones sean participativas”.
La falta de participación en general puede deberse a muchos motivos, pero en las reuniones virtuales podríamos distinguir dos tipos:
Las que tienen que ver con la figura de quien la gestiona (estilo autoritario, mala acogida de aportaciones, exceso de distancia, cuestionamientos personales… etc) y las que tienen que ver con el desaprovechamiento de recursos. En el primer caso… que parezca un accidente. En el segundo, buenas noticias, hay muchas soluciones.
La mayoría tenemos ganas de volver (en algunos casos) a reuniones presenciales, pero no debemos olvidar por ello, que las online nos brindan algunas herramientas que de utilizarlas bien, nos ayudarán a mantener vivas nuestras reuniones y que no parezcan una letanía:
- ¡Pregunta!, pero recuerda algunos de los peligros que ya te he comentado en otras ocasiones. Si optas por la pregunta genérica y en 3 segundos no obtienes respuesta o la transformas en retórica y contestas tú, o la rediriges a alguien en concreto (quien sabes que siempre contesta…)
- Utiliza a menudo el chat para que la gente te de opiniones o feedback breves y concisos. Ejemplo ¿Cuál es el comentario mayoritario que habéis recibido sobre “X”? Pero olvídate del chat si las preguntas admiten respuestas noveladas.
- Usa encuestas o votaciones que de manera rápida te darán respuestas con conclusiones estadísticas compartidas y además ANÓNIMAS. Esta última ventaja es crucial. Hay aplicaciones como zoom que te facilitan editarlas desde la propia plataforma, si no, siempre puedes usar menti.com o mentimeter.com. Recuerda que en las presenciales también se pueden usar.
- Utiliza las salas para grupos pequeños con nombres diferentes según las plataformas (breakout rooms en Teams) que te permiten dividir el grupo en subgrupos. Personas que no abrirían la boca en gran grupo, se sienten cómodas en petit comité.
No te olvides de establecer un tiempo concreto y mejor breve, así como de dar unas instrucciones muy claras de lo que deben hacer: ej “recoger los principales obstáculos que creemos nos podemos encontrar con…” Avisa que cada subgrupo elija un /a portavoz (y así evitamos el típico “va dilo tú. No, tú”
- Compartir un documento en el que los demás también puedan escribir
- No abusar del “compartir pantalla” unilateral. Es el momento perfecto para contestar aquel correo pendiente…
- Si me apoyo en diapos, mejor que no contengan TODA la información. Si la ésta es incompleta y requiere que la completes tú, mucho mejor. Da espacio: cuidado con comentar lo que te ha comentado uno de los participantes en lugar de acordar con él si prefiere comentarlo él/ella directamente.
- Explora herramientas como Kahoot para crear mini concursos en forma de test.
- También puedes utilizar “post its” virtuales con Miro y otras (dicen que en breve se podrá hacer desde las plataformas más habituales…)
- Sin olvidarte de tu compromiso de acabar siempre a la hora prevista, dale ritmo a tu reunión, pero no trasmitas “prisa”. La percepción de “prisa” reduce la participación.
Así que: ¡no hay excusa para lloriquear sobre la poca participación en las reuniones online!
Foto de Joseph Mucira via Pixabay
