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Uno no aprende de la experiencia, sino de la reflexión sobre la experiencia.
Si uno no ejercita su auto-análisis, la experiencia sólo le sirve para consolidar sus vicios.
En el ámbito de las reuniones es peligrosos creer que por el hecho de haberse reunido en incontables ocasiones, uno es inmune a toda posibilidad de aprendizaje y mejora.
Como simple tabla de auto-reflexión propongo usar la siguiente guía de comprobación al término de la próxima reunión:
1.- Objetivo o finalidad de la reunión
¿Tenía yo clara la diferencia entre tema/objetivo de la reunión?
¿La gente lo comprendió?
¿Tuve que reconducir en muchas ocasiones?
¿La gente se molestó con esas reconducciones?
¿Se dejaron claras algunas “alianzas o reglas de juego”?
¿Qué podría mejorarse?
2.- Participantes
¿El número era correcto?
¿Respondieron o confirmaron los convocados?
¿Era mejorable la lista de participantes?
3.- Preparación de la reunión
¿Se convocó a tiempo?
¿Se solicitó confirmación? ¿Qué pasó con los “clave”?
¿Fue adecuada mi preparación de materiales?
¿Los participantes se habían preparado?
¿Los medios estuvieron disponibles a tiempo?
¿Qué podría mejorarse?
Me faltaron datos o información que podría haberme sido útil
4.- Calidad de la discusión
¿Se discutieron adecuadamente los temas?
¿Fue adecuada la participación del grupo?
¿Algún participante distorsionó la reunión?
¿Se concedió tiempo suficiente para la discusión?
¿Podría haberse mejorado la manera de conducir la reunión?
5.- Toma de decisiones
¿Se tomaron decisiones durante la reunión?
¿Contribuyeron a conseguir el objetivo?
¿Se concedió el tiempo necesario?
¿Se había proporcionado la información adecuada para la toma de decisiones?
¿Se introdujo bien esta fase?
6.- Cometidos o acciones
¿Se asignaron?
¿Contribuyen al alcance del objetivo?
¿Entendieron los participantes qué se espera que hagan en adelante?
¿Se ha implantado un sistema de control?
¿Era mejorable la asignación de cometidos?
¿Se asignaron?
¿Contribuyen al alcance del objetivo?
¿Entendieron los participantes qué se espera que hagan en adelante?
¿Se ha implantado un sistema de control?
¿Era mejorable la asignación de cometidos?
7.- Medios auxiliares y recursos audiovisuales
¿Reforzaron los temas expuestos?
¿Sirvieron para algo más que para “distraer”?
¿Estuvieron disponibles en el momento oportuno?
¿Reforzaron los temas expuestos?
¿Sirvieron para algo más que para “distraer”?
¿Estuvieron disponibles en el momento oportuno?
8.- Tiempo
¿Comenzó a la hora prevista?
¿Se presentaron puntualmente los participantes?
¿Terminó a la hora prevista?
¿Era adecuado el horario previsto?
¿Era mejorable la estructuración del tiempo?
¿Comenzó a la hora prevista?
¿Se presentaron puntualmente los participantes?
¿Terminó a la hora prevista?
¿Era adecuado el horario previsto?
¿Era mejorable la estructuración del tiempo?
Es interesante plantearse estas preguntas al término de la reunión como ejercicio de auto-evaluación …
VOY a plantearlo…No está mal establecer un guión para comprobar y evaluar nuestras reuniones
Ya me dirás qué tal
Eva